Protocolo es ante todo

“Elevando la excelencia empresarial: la importancia del Protocolo en el ámbito empresarial”

El Protocolo es el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos o eventos. Ya sean de naturaleza pública o privada. En tanto, el ceremonial corresponde a la aplicación práctica del protocolo.
Desde tiempos remotos, el hombre ha utilizado el protocolo en sus normas de relación social, desde rituales ancestrales hasta los más modernos eventos. Existe una idea arcaica de asociar el protocolo con los rituales de la corte y los soberanos. Y más recientemente, se le relaciona con el que se aplica en los actos realizados en el ámbito de las instituciones o administraciones públicas en los que suele participar alguna “autoridad”. Por lo que quizás el término (y su práctica) resulte antiguo, poco espontáneo y hasta encartonado. Sin embargo, en la actualidad se ha integrado como un elemento más de los actos de todo tipo de entidades para garantizar que se desarrollen con orden y eficacia. Y, de esta manera, se cumplan los objetivos fijados previamente.
El protocolo regula el comportamiento de la empresa tanto en su interior como hacia el exterior. Y con él se fijan normas de convivencia entre los empleados y se establecen criterios de comunicación puertas afuera. Para garantizar una buena imagen y reputación. Su principal efecto se manifiesta en el contacto directo con los diversos públicos. En la gestión de la imagen durante los eventos y en la manera en que la empresa se comporta y se comunica en distintos escenarios.

Tópicos como las normas de comportamiento, la vestimenta de colaboradores, los saludos, el protocolo de atención a visitas, el comportamiento en reuniones, las pautas de actuación en eventos, los criterios a seguir en la atención telefónica o virtual, el manejo de obsequios y regalos; así como el protocolo de networking para establecer contactos profesionales. Se encuentran dentro de las múltiples prácticas que puede atender un protocolo empresarial bien gestionado.

Igualmente, aspectos esenciales como el lugar que deben ocupar los representantes de la compañía o los invitados en un evento, el tratamiento que debe dárseles, el orden de los discursos, la colocación de las banderas y otros símbolos; las pautas para realizar una invitación o cualquier otra correspondencia protocolar, o cómo poner una mesa, comportarse en una feria, organizar una comida de trabajo o una rueda de prensa. Son eventos en los que es necesario desplegar las técnicas y estrategias de protocolo empresarial para conseguir el resultado esperado.

¿Y qué decir de la negociación con socios o clientes internacionales en donde las diferencias culturales pueden convertirse en un obstáculo si no se atienden adecuadamente? Un error protocolario puede provocar una crisis, incluso, un conflicto diplomático. Por lo que el protocolo debe favorecer siempre la consecución de un acuerdo o la solución del problema.
Por todo ello, la imperiosa necesidad de que las entidades tengan un manual de ceremonial y protocolo que debe ser práctico, flexible, comprensible y permanecer siempre actualizado. En este se expondrán las pautas de conducta y criterios de organización y actuación de la organización en sus relaciones con otras personas o instituciones. Así como también se requiere contar con un profesional con las competencias idóneas para la gestión del protocolo y ceremonial en sus empresas.

Hay que recordar siempre que el conocimiento de las reglas protocolarias.

En su conjunto, contribuye fundamentalmente a mejorar la imagen que proyectan las organizaciones; y, más que nunca, es una necesidad en el mundo empresarial. Pues a pesar de los imparables avances tecnológicos ninguno supera al hombre, su comportamiento o su forma de relacionarse con los demás. Al final, Protocolo es, ante todo, saber estar y saber actuar en cada momento.

Podrás leer el artículo anterior aquí: La Comunicación Interna que se necesita hoy

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