Planeación en Comunicación y Relaciones Públicas

La diferencia entre reaccionar y liderar

A sabiendas de que todo comunica, no gestionar adecuadamente la comunicación y las relaciones públicas supone un riesgo para cualquier organización o empresa, independientemente de su sector o tamaño. En tanto, aquellas a las que les interesa contar con buena reputación, confianza y visibilidad, no dejan nada al azar, intuición o imaginación, ni sus acciones comunicativas se producen de forma atomizada, sino que cuentan con un plan que marca las líneas generales de comunicación. Por eso, en el tema de esta ocasión, planeación en comunicación y relaciones públicas, te ofrezco varios consejos.

Su objetivo no solo es asegurar que todas las comunicaciones de la organización sean coherentes y alineadas con sus metas generales, sino además facilitar la coordinación efectiva entre los diferentes medios, posibilitando que el mensaje correcto llegue al público adecuado, optimizando así los recursos y mejorando la efectividad de la comunicación corporativa.

 

El plan puede estar dirigido tanto al público interno como a los públicos externos, e incluye además acciones de comunicación de crisis en su apartado de contingencias.

Por lo general, se asume que estos son los pasos o etapas que contiene un plan de comunicación y relaciones públicas:

 

• Análisis de la situación de partida: organización, entorno, competencia, comunicación, relaciones, identidad, imagen, reputación. En otras palabras, se identifica el ambiente o contexto de la institución, al tiempo de reconocer oportunidades, amenazas; debilidades y fortalezas.

 

• Definición de objetivos y metas: paso imprescindible para luego tener una referencia que permita evaluar tanto las acciones como el resultado. Los objetivos apuntan a dónde se quiere llegar o qué se espera alcanzar por medio de la comunicación.

Responden a la pregunta: ¿Qué es lo que se quiere que el público objetivo conozca, sepa o entienda (resultados informativos), sienta (sus actitudes y opiniones), o haga (resultados de comportamiento), en relación con la organización y/o la propuesta o intervención comunicativa?, y se enuncian a partir del marco SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y acotados en tiempo.

Selección de públicos objetivo

Tanto internos como externos, en función de sus características, necesidades, preferencias, planeación y comportamientos, lo que facilitará la personalización de mensajes y la selección de canales adecuados.

 

Estrategia de mensajes

Atendiendo a la propuesta de valor y los diferenciales de la marca, así como al tono y voz de la marca. Los mensajes deberán ser claros, breves y directos; gramatical y ortográficamente perfectos y utilizar un lenguaje apropiado para llegar al público objetivo. Igualmente, habría que atender a su periodicidad y oportunidad.

Plan de medios o canales

Teniendo en cuenta factibilidad, costos, comportamiento de consumo de contenido y preferencias de los públicos, se eligen los medios (digitales, tradicionales) y canales (redes sociales, email, TV, prensa) más propicios.

 

Cronograma o calendario

Sirve para ubicar en el tiempo (normalmente a un año vista) cada acción, que a su vez debe tener asignada los responsables y delimitado un presupuesto. Cada acción o producto que se proponga deberá interactuar con los demás, pero a la vez tener independencia y ser flexible. A lo anterior súmese la imperiosa necesidad de que las iniciativas funcionen como un sistema, puesto que de la interacción entre las distintas actividades resultarán los cambios que se esperan.

Seguimiento y evaluación

Este último paso es crucial para comprender qué funcionó, qué no y cómo perfeccionar el enfoque para futuros planes o campañas. Así como el proceso comienza con el establecimiento de objetivos claros, debe concluir con una revisión exhaustiva de los resultados para determinar si se cumplieron. Es crucial documentar lecciones aprendidas para fortalecer la próxima iteración del plan.

Un plan de comunicación no es estático, sino que es un documento estratégico en continua evolución. Se ha de ir actualizando continuamente para adaptarse a las necesidades de la empresa, y a los cambios de la organización y del contexto. Igual resulta conveniente que todos los miembros de la entidad lo conozcan y, eventualmente, participen.

 

La planeación en Comunicación y Relaciones Públicas ofrece la posibilidad de pasar de reaccionar a liderar, de improvisar a anticipar, de “apagar incendios” a construir relaciones sólidas y sostenibles con nuestros públicos. ¡El momento de actuar es ahora! Y tú, ¿quieres seguir reaccionando a lo que ocurre o prefieres liderar desde la planeación? El reto está sobre la mesa.

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