La voz de la organización
La importancia de los voceros para la comunicación y las relaciones públicas
En un mundo donde la comunicación es instantánea y las percepciones pueden cambiar en un instante, los voceros o porta voz se han convertido en figuras clave para empresas, organizaciones, instituciones o incluso países. Estos serán su voz y rostro, relacionándose con el entorno tanto interno como externo de forma activa y clara, posicionando así el rubro/punto de vista/mensajes claves de la organización de que se trate.
Los anglosajones hacen referencia al spokesman o spokesperson y lo definen como una figura unánimemente elegida por una organización (del tipo que sea) para comunicar los mensajes institucionales a los diferentes stakeholders o públicos de interés. Por tanto, su labor no se limita a una función de “apaga fuegos”, sino, por el contrario, se encuentra incluida en la cotidianidad de las organizaciones; aunque si bien la vocería es vital en tiempos normales, en situaciones de crisis o de emergencias, su papel es esencial.
Al final, se espera que el vocero contribuya con el trabajo de construir y crear valor, inspirando confianza y generando credibilidad. El vocero puede influir en la percepción pública, convirtiéndose en un motor de la reputación. Pero además de representar la voz de la empresa, también debe ser un buen oyente. Tener la capacidad de entender y abordar las inquietudes de los grupos de interés.
Habilidades Clave de un Vocero Efectivo
Para lograr que el vocero cumpla bien su rol de transmitir en forma efectiva, clara y creíble los mensajes de las organizaciones a sus stakeholders, es crucial que tenga determinadas habilidades como la facilidad de palabra, capacidad para relacionarse, carisma y empatía, capacidad de trabajar bajo presión y de poder enfrentar de manera serena escenarios adversos.
Por lo indispensable que resulta ser convincente, los voceros deben cuidar tanto el contenido como la forma. En cuanto al contenido, debe tener un amplio dominio de la información: ideas y mensajes claves, manejar los datos generales de todas las áreas de trabajo de la institución y de su cultura, tener conocimiento amplio del tema o temas que va a abordar, así como también ha de estar preparado para asimilar el impacto de cualquier pregunta o confrontación. Pero lo más importante es tener un sentido de pertenencia absoluto alrededor de los objetivos, visión y misión de la entidad que representa, asegurando así que la narrativa de la organización se mantenga alineada con sus objetivos estratégicos.
La forma, por su parte, tiene que ver con todas las manifestaciones de la comunicación no verbal. Los gestos y posturas, el manejo de la voz y el contacto visual se cuentan entre los más importantes. Sin olvidar las cuestiones relativas a su imagen personal (cómo vestirse, peinarse, el cabello, los accesorios, entre otros).
Preparación de Voceros: Adaptación y Éxito Comunicacional
Hoy, los voceros enfrentan un sinnúmero de desafíos relacionados, principalmente, con la cantidad ilimitada de información a la que se tiene alcance, la desconfianza del público hacia las instituciones y la diversidad de las audiencias; por lo que se requiere de estos una acuciosa preparación y formación, amplio dominio del entorno digital, transparencia y autenticidad.
Para dar solución a lo anterior existen los entrenamientos de voceros o media training: herramienta que busca otorgar las destrezas indispensables para rentabilizar al máximo los encuentros con los medios de comunicación. Potenciando su capacidad y conocimiento para que puedan comunicar mensajes clave de manera efectiva y coherente.
En resumen, los voceros desempeñan un papel vital en la comunicación y las relaciones públicas. A medida que el panorama de la comunicación evoluciona, es fundamental que los voceros se adapten y enfrenten los retos actuales con estrategias efectivas. Incluyendo su entrenamiento y preparación. Al hacerlo, no solo protegerán la reputación. También contribuirán a crear relaciones sólidas y sostenibles con su audiencia, pasaporte para el éxito a largo plazo de cualquier organización.
Los mensajes clave son la guía de palabras o ejes del discurso que se quiere comunicar. Cobran vital importancia ante una situación de crisis comunicacional.
Integra Magazine es una revista de Cancún especializada en temas de relaciones públicas y mercadotecnia. Por lo que si te gustó este artículo de la Dra. Magda Rivero, te invito a leer el anterior: Marketing digital y Comunicación/Relaciones Públicas digitales
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