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4 CONSEJOS PARA DISMINUIR DE VEZ EN CUANDO LA BUROCRACIA EN LA OFICINA


Mantener una rutina de trabajo ágil y eficiente es fundamental para el buen funcionamiento desempeño de una empresa, especialmente en sus procesos de back office. Sin embargo, todavía hay una cantidad considerable de gestores que sufren para reducir la burocracia en la oficina. Y cada hora de trabajo perdida aquí también es una hora menos para atender a su cliente y mejorar el servicio. La lección es clara: cuanto antes sea posible reducir la burocracia, más rápido usted podrá entregar el mejor servicio a sus clientes. Y hay algunas actitudes que pueden ser adoptadas para acelerar ese cambio.
1. Adopte la digitalización de documentos
Uno procesos que más consume tiempo dentro de una oficina es la autentificación y entrega de documentos. Muchos necesitan ser firmados y reconocidos en la oficina, lo que puede llevar desde unas horas hasta días de espera. Dependiendo de la urgencia de la situación, esta no será una opción viable.
Documentos y firmas digitales por otro lado, son mucho más económicos y rápidos. Puede enviar una copia por correo electrónico, autenticar inmediatamente la suscripción en línea y tenerla validez confirmada en pocos minutos.

2. Invierta en herramientas de automatización de procesos
Buena parte del trabajo burocrático de una oficina implica básicamente la repetición constante de una misma Tarea. Esto significa que potencial de su equipo se pierde en repeticiones, en lugar de ser utilizado en trabajos más rentables.
Transferir este trabajo a un software de automatización de procesos es una excelente inversión. Además de evitar que esas tareas obstaculicen su equipo, la máquina también podrá concluirlas de forma rápida y con mayor precisión. ¿Una excelente forma de reducir la burocracia en la oficina, concuerda?

3. Dale más autonomía a tu equipo
Otro componente fundamental de la burocracia es una jerarquía rígida y, en algunos casos, sin propósito. Para realizar cualquier tarea u obtener un material, un sistema burocrático exige que se tenga el permiso de uno o más superiores responsables. Al final de las cuentas, esto sólo retrasa su trabajo.
Permitir que su equipo tome las propias decisiones ayuda a agilizar considerablemente el proceso de producción y entrega de tareas. Al final, si usted contrató a un grupo de profesionales debe esperar a que pueda confiar en ellos para hacer un buen trabajo por cuenta propia.

4. Revise y enjuague sus procesos
En muchos casos, la burocracia de procesos es sólo un resquicio de una época en que ese enyesado era necesario o esperado. Sin embargo, para que no en torpe negocios, usted debe encontrar y quitar sus defectos activamente.
De vez en cuando, recuerde revisar los procesos de su empresa y buscar puntos que pueden mejorarse. Las herramientas antiguas, las cadenas de mando innecesarias, entre otras cosas, deben ser reformuladas y, si es necesario, descartadas.

Fuente: Mxm.com.br/es/blog/4-dicas-para-diminuir-de-vez-a-burocracia-no-escritorio/

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